Projeto Institucional: comunicação interna
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Material necessário
Murais, painéis, banners, cartazes, faixas, máquina fotográfica, papel ofício, canetas, caderno, computador, conta de e-mail, alfinetes e tachinhas.
Desenvolvimento
1ª etapa Análise da comunicação interna
Organize uma reunião com toda a equipe - coordenador pedagógico, orientador, professores e funcionários - e faça uma pesquisa informal para saber o que eles pensam sobre a comunicação interna da instituição. Para sensibilizar o grupo sobre o tema, lembre que compartilhar as informações é uma forma de dar transparência à gestão, demonstrar respeito pela equipe e fazer com que todos participem da rotina da escola. Levante questões como: qual o valor da comunicação para o trabalho de cada um? Quais são os maiores entraves para que a comunicação se dê de forma efetiva? Como melhorar o fluxo interno de informações? Enumere com o grupo os principais meios utilizados na escola para fazer comunicados: reuniões, murais, e-mail etc.
2ª etapa O que divulgar
Reserve um tempo da discussão para esclarecer quais atividades podem ser divulgadas e como. Ouça as opiniões e se certifique de que entre os itens lembrados estarão os encontros de formação, o calendário letivo, as ações realizadas na biblioteca da escola para estimular a leitura, as datas dos eventos esportivos, a data de apresentação dos trabalhos pedagógicos realizados pelas turmas etc.
3ª etapa Redefinição dos meios
Retome os resultados da discussão e defina com o grupo quais veículos serão utilizados e como eles serão organizados. Lembre que o meio deve variar, segundo a atividade, desde que seja prático e de fácil difusão para o público-alvo. Exemplos: o cardápio do dia pode ser afixado num mural ao lado da cozinha pelas próprias merendeiras; já uma reunião com a participação de integrantes da Secretaria da Educação merece ser divulgada no caderno de comunicados com assinatura de ciência da informação. Essas ações, além de favorecer a comunicação interna, fortalecem a constituição de uma equipe colaborativa. Discuta com o grupo os vários recursos:
- Mural Um dos meios mais utilizados para ações que não exijam notificação de recibo, desde que haja alguém responsável por ‘alimentar’ e organizar o quadro periodicamente. Estabelecer uma rotina na troca dos avisos - diária ou semanal - é uma medida que favorece a criação do hábito de leitura. O uso de fotos ou recortes e a divisão por temas facilitam a visualização e direcionam o leitor aos assuntos de seu interesse. Deve estar em local visível e de circulação obrigatória de seu público-alvo, como na entrada da escola ou próximo ao local em que é registrado o ponto dos funcionários. Pode haver ainda um mural para cada segmento (um para os professores, outro para as merendeiras etc.).
- Caderno de comunicados Usado para mensagens importantes e que necessitam de confirmação de leitura, como um encontro em que questões financeiras serão definidas por votação, o que exige a participação de todos os envolvidos.
- E-mail É um meio prático e que permite enviar mensagens com rapidez a um grande número de pessoas. Dependendo do programa de e-mail utilizado, permite a confirmação do recebimento. Ao começar a utilizar esse veículo, é preciso assegurar a comunicação também por outro meio, como o mural, até que todos se habituem a acessar o correio eletrônico com certa frequência.
- Faixas/banners Chamam a atenção quando colocados em lugar de destaque e podem ser usados para divulgar resultados de competições, indicadores de aprendizagem, prêmios conquistados ou fazer homenagens a alunos e professores.
- Bilhetes e comunicados avulsos Podem ser entregues pessoalmente ou colocados em um espaço para correspondência, como os escaninhos.
- Contato informal Conversas nos corredores e outras situações informais de contato face a face devem ser usadas apenas para se certificar de que a informação correta chegou aos destinatários.
- Reunião É a forma mais comum da comunicação face a face. Fundamental numa gestão democrática, por promover a interação entre o grupo e permitir que todos socializem e discutam em tempo real questões relacionadas à realização de ações. Recomendada para assuntos complexos em que há divergência de opiniões, necessidade de ouvir argumentações e tomada de decisões. Pode ser geral (com a presença de todos que trabalham na escola) ou segmentada por área de atuação.
4ª etapa Escolha dos responsáveis
Divida os participantes por área e peça que eles escolham uma pessoa para ser a responsável pela divulgação das informações para cada segmento. Escolhidos os representantes, marque com eles uma reunião para conversar sobre as novas responsabilidades: assegurarque as mensagens cheguem a todos os integrantes de seu grupo e garantir que os informes produzidos por eles também sejam divulgados. Vale ressaltar a relevância da atuação de cada um como fonte e agente de comunicação para o bom andamento das atividades.
Avaliação
Acompanhe o andamento de cada ação sempre que algum dos veículos de comunicação for utilizado para saber se o público está recebendo as mensagens, lendo os murais, entendendo o que está sendo comunicado e como está reagindo. Verifique se os líderes e todo o grupo estão, de fato, envolvidos no processo. Promova encontros regulares para discutir os avanços e rever os procedimentos planejados em cada etapa do projeto.
Fonte Nova Escola
